Технологии обработки, хранения, защиты и поиска ключевых данных, необходимых для реализации банковской деятельности в Калининградской области

Деятельность любой организации, в том числе и кредитной, постоянно сопровождается процедурой документирования. Все действия и операции в банке сопровождаются соответствующими бумажными или электронными документами. Очевидно, что для банков, документооборот является основой их деятельности: клиенты, другие банки, вышестоящие и контролирующие организации представляют огромное количество документов, не говоря о тех, что создаются внутри самого банка.

Каждый документ проходит определенные стадии обработки. От того, насколько легко получить доступ к необходимой информации, как быстро это происходит и удобно ли для клиентов, во многом зависит будущее кредитной организации, так как параметры этих процессов могут непосредственно влиять на конкурентоспособность банковских услуг за счет повышения или снижения качества обслуживания и увеличения или снижения операционных и административных издержек.

Характерной особенностью информации как ресурса, является ее постоянное нарастание, что создает условия для накопления опыта, способствуя выработке и принятию эффективных управленческих решений. Задачей же системы управления банком является соответствующее юридическое и техническое обеспечение для подобного накопления информации; создание комплекса информационных технологий, обеспечивающих удобную, быструю, качественную обработку циркулирующих документов.

Кредитные организации являются собственниками бумажных и электронных документов, могут хранить и обрабатывать их самостоятельно или в другой организации, в соответствии с правилами бухгалтерского учета и требованиями Центробанка, налоговой службы и других министерств и ведомств. Основными критериями выбора агента обработки (внутреннего или внешнего) являются качество, т.е. скорость нахождения и достоверность (аутентичность) необходимой информации и экономическая эффективность соответствующего выбора.

Разнообразие информационных ресурсов, как по форме представления информации, так и по виду носителя,, их значительный объем порождает проблему нахождения данных, необходимых в конкретный момент времени и на определенной стадии подготовки и принятия управленческих решений. Эффективная реализация функции поиска и проверки достоверности (аутентичности) информации возможна лишь при соответствующей организации процесса хранения, учета и первичной верификации данных.

С точки зрения реализации основной функции банка – кредитования физических и юридических лиц, в кредитной организации наиболее ценными являются документы по кредитной сделке, которые, в свою очередь, формируются в кредитное досье. Кредитное досье оформляется и ведется кредитным работником, ответственным за конкретный кредитный проект. В состав кредитного досье, как правило, входят следующие документы:

1. Документы проведенного кредитным работником и сотрудниками обеспечивающих служб анализа:
- заключение кредитного работника;
- заключения обеспечивающих подразделений;
- служебная переписка между кредитующим подразделением и обеспечивающими подразделениями.
2. Документы, представленные заемщиком (залогодателем, поручителем).
3. Документы, относящиеся к обеспечению - залогу и поручительству; юридические и экономические документы, относящиеся к залогодателю, поручителю.
4. Документы, содержащие дополнительную информацию о заемщике (при наличии таковых).
5. Договоры, служащие способом обеспечения исполнения обязательств по кредитному договору.
6. Кредитный договор, в том числе дополнительные соглашения в хронологическом порядке.
7. Документы о перечислении кредитных средств (выписки по ссудному счету).
8. Документы, поступившие в течение срока действия кредитного договора (помещаются в досье в хронологическом порядке по мере их поступления), в том числе профессиональные суждения (по ссудной задолженности и по условным обязательствам кредитного характера).

Кредитные досье до передачи их в архив, должны храниться в помещениях кредитующих подразделений в сейфах или в шкафах, обеспечивающих их сохранность и недоступность для просмотра лиц, не уполномоченных на ведение кредитных операций, под ответственностью руководителей кредитующих подразделений. Дальше досье могут передаваться в архив банка или на внеофисное хранение и сопутствующую обработку.

При неверном юридическом оформлении кредитных договоров, договоров залога или договоров, на основании которых клиент предоставляет обеспечение банку, может возникнуть существенный юридический риск. Ошибки в оформлении этих документов могут привести к потере возможности взыскания возмещения по договору (при наступлении дефолта по кредитному договору), полностью исключив вероятность получения денежных средств, предоставленных клиенту.

Особенно актуальным в данном контексте видится подход, при котором действия по проверке комплектности и корректности оформления заключаемых в кредитующих подразделениях кредитных договоров переносятся на внешнее управление (особенно если банк уже пользуется услугами аутсорсинга: внеофисного хранения документов). Это позволяет, во-первых, наиболее объективно и независимо оценить процент ошибок и тем самым сравнить качество работы кредитующих подразделений (в частности, на предмет наличия коррупционной составляющей) и, во-вторых, снизить затраты на данный процесс и сосредоточится исключительно на основной деятельности банка.

Многие отечественные банки показывают в последнее время значимые успехи в развитии систем риск-менеджмента, а по финансовым показателям и рентабельности превосходят многих западных коллег. Сегодня размер банка не является основным параметром финансовой устойчивости. Налицо другая тенденция: чем активней банк развивает розницу, тем больше у него вероятность нарушить свою финансовую устойчивость. И основной причиной этого является растущая просроченная задолженность. Нынешняя кризисная ситуация в финансово-экономической сфере характеризуется следующими тенденциями на кредитном рынке:

1. Снижение темпов роста кредитования.
2. Тенденция к росту просроченной задолженности. Сочетание первой и второй тенденций ведет к снижению доходности банковского бизнеса, что вызывает необходимость сокращения издержек кредитных организаций.
3. Ужесточение требований к заемщикам. Одним из направлений усиления требований к заемщикам является более тщательная проверка их благонадежности, что обычно требует дополнительных затрат.
4. Сокращение количества выдаваемых кредитов при мало изменяющемся количестве лиц, склонных к кредитному мошенничеству, может вызвать возрастание доли мошеннических попыток получения кредитов. А с учетом связанного с кризисом снижения уровня жизни населения представляется вполне возможным расширение круга лиц, стремящихся улучшить свое материальное положение за счет кредита, от погашения которого заемщик намерен уклониться. Данный фактор обусловливает необходимость усиления принимаемых мер по предотвращению кредитного мошенничества, в первую очередь качественной верификации данных, представляемых в банк потенциальными заемщиками.
5. Увеличение объемов долгов, передаваемых банками для взыскания коллекторам.

Таким образом, в недалеком будущем можно ожидать, с одной стороны, принятия банками усиленных мер по снижению своих издержек, а с другой - необходимости включения дополнительных операций и использования дополнительных информационных ресурсов в бизнес-процессе проверки всей документации по кредитным сделкам.

На этапе рассмотрения кредитной заявки банком может быть привлечена внешняя организация для верификации данных потенциального заемщика и, возможно, также для оценки его платежеспособности.

В настоящее время юридических препятствий для аутсорсинга операций по проверке благонадежности не наблюдается. Проблемы соблюдения норм Федерального закона «О персональных данных» и Федерального закона «О банках и банковской деятельности», связанные с передачей информации о заемщике и своих правоотношениях с ним, разрешаются путем включения соответствующих положений в кредитный договор.

Большое значение для оценки возможности взыскания долга имеет наличие корректно оформленного и комплектного кредитного досье и достоверность информации о заемщике. Состав данных о заемщике может быть различным - от фамилии, имени и отчества до полной анкеты заемщика.

Контролер агентства производит сверку досье на комплектность и корректность путем выполнения следующих процедур:
1. проверяет наличие в досье следующих обязательных документов:
• анкета;
• договор (2 экз.);
• копия паспорта;
2. удостоверяется в корректности оформления досье при соблюдении следующих условий:
• на обоих экземплярах договора должна стоять подпись заемщика, совпадающая с образцом подписи в копии паспорта, и ее расшифровка (ФИО);
• на анкете должна стоять дата и подпись заявителя, совпадающая с образцом подписи в копии паспорта;
• копия паспорта должна содержать страницы с фотографией и образцом подписи, кем и когда выдан паспорт и адрес регистрации заявителя;
• фиксирует в ежедневном реестре передачи некорректных досье расхождения, обнаруженные в результате сверки досье на комплектность и корректность;
• передает корректные досье в отдел хранения;
• передает некорректные досье для дальнейшего возврата Заказчику без предварительного индексирования.

На современном этапе весьма интересной видится тенденция и соответствующие ей технологии управления движением кредитных досье между банками. В ХХ веке наряду с традиционными акциями и облигациями появляются разнообразные производные ценные бумаги. Попытки банков не только привлечь дополнительные ресурсы, но и уменьшить риск своих операций привели в 70-е годы XX века к развитию такой финансовой инновации, как секьюритизация. Секьюритизация активов - это конверсия долговых требований банка по выданным кредитам в обращаемые на рынке ценные бумаги. Основные функции секьюритизации - рефинансирование, страхование рисков, управление ликвидностью.

Процесс размещения ценных бумаг подразумевает согласование деятельности всех участников сделки по секьюритизации активов. Всеми участниками сделки разрабатывается структура и схема предполагаемой секьюритизации, включающая определение основных участников сделки и порядок взаимодействия между ними, порядок продажи и обслуживания активов, способ привлечения финансирования и его основные параметры, движение денежных средств. Происходит обмен соглашениями об оформлении сделки, юридическими и налоговыми заключениями об участниках процесса. После этого заключается договор, заключенный на основе документации, предоставленной банком-организатором. В пакет документов входит информация о кредитах, входящих в сформированный пул активов.
Здесь чрезвычайно важна объективная оценка реальной стоимости соответствующего пула активов. Вещественным подтверждением данной стоимости являются договора и прочие документы, входящие в кредитные досье с заемщиками. Количество таких досье в крупных банках может достигать миллионов (в «бумажном» выражении это несколько фур с документами). При любых операциях с пулом активов кредитной организации необходимо проверять его соответствие заявленной стоимости, поскольку ошибки в юридическом оформлении документов кредитного досье могут привести к потере возможности взыскания возмещения по договорам.

Для соответствующей оценки реальной стоимости пула активов кредитной организации целесообразно применять технологии аутсорсинга в организации информационного и документационного обеспечения, в частности технологии сверки кредитных досье. Тогда, при условии выбора единого централизованного Хранителя (компании, занимающейся хранением и обработкой документов), все процессы верификации документации по пулу активов могут проходить дистанционно без какого либо участия собственника данного пула. Дополнительно, можно застраховать результаты соответствующей верификации, полностью гарантировав реальную оценку стоимости пула активов.

А.В. Рыков
Операционный Директор
ООО «ОСГ Рекордз Менеджмент Центр»,
Член Центральной экспертно-проверочной комиссии
Федерального архивного агентства,
Член РОО «Гильдия управляющих документацией»

Сайт: www.osgrm.ru
e-mail: kaliningrad@osgrm.ru