Последний век бумажной счет-фактуры

С 2014 года предприятия, численность персонала которых превышает 100 человек, обязали предоставлять декларацию по НДС в электронном виде. В 2015 году круг таких компаний дополнился еще и теми, кто работает с договорами поручения, комиссиями либо агентскими договорами. Таким образом, государство, как законодатель, становится одним из драйверов роста рынка ЭДО в России, приучая бизнес к электронному документообороту. Стоит отметить, что сегмент электронной отчётности в данный момент наиболее развит, емкость его оценивается в 13,6 млрд рублей.

Еще один сегмент ЭДО – это стандартизированный электронный документооборот между контрагентами, не имеющий юридической значимости, но значительно упрощающий взаимодействие (EDI - Electronic Data Interchange или Электронный Обмен Данными). Примеров таких систем множество. Впервые появились они на рынке сетевого ритейла, что обусловлено необходимостью обмениваться значительным объемом данных и документов с поставщиками. Так, у петербургского ритейлера «Лента» есть комплексная система «Заказ-Поставка» для взаимодействия с поставщиками, которая позволила сети значительно снизить временные и трудозатраты при формировании заказов и приемку товара. По словам представителей компании, экономия при внедрении этой системы составила 78 рублей с документа. Это много, принимая в расчет то, что компания такого масштаба и таким видом деятельности может «производить» до 5 тысяч документов в месяц.

Третий сегмент ЭДО – рынок юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО) пока не столь развит. Объем рынка оценивают в 400 млн. рублей, а уровень проникновения в бизнес-среду – 0,5% (из расчета 2,5 млн. хозяйствующих субъектов в РФ). Цифры более чем скромные. Тем не менее эксперты рынка прогнозируют лавинообразный рост этого сегмента в ближайшие три года и увеличение доли в структуре российского рынка ЭДО до 46% в первую очередь за счет инициативы торговых сетей. По словам Сергея Токмаков, руководителя маркетинга проекта Контур.Ритейл компании СКБ Контур, в ближайшие 3-4 года до 80% ритейлеров из Топ-100 перейдут на ЮЗЭДО со своими контрагентами.

Электронные документы, заверенные электронной подписью и использующиеся при взаимодействии Участников, имеют юридическую силу, равную документам на бумажном носителе с подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Например, крупная DIY сеть LeroyMerlin уже направила своим поставщикам уведомления о переходе на ЮЗЭДО с июля 2015 года. Амбициозная цель компании до 2016 года – исключить бумажные счета-фактуры и товарную накладную ТОРГ-12. Тамара Скороход, финансовый аналитик петербургской компании Петротех, одного из поставщиков LeroyMerlin говорит: «Необходимость перехода на ЮЗЭДО не вызвала у нас сопротивления. Во-первых, судя по всему все к тому и идет. Во-вторых, такой опыт работы у нас уже есть с нашим арендодателем и оператором связи. Пока сложно сказать, как все будет происходить. К системе мы подключились, но еще нам нужно привести в соответствие те данные, которые агрегирует наша система 1-С с тем форматом, которые принят у LeroyMerlin».

Компании, которые уже начали работать со своими контрагентами через электронный документооборот, возлагают на него больше надежды: «Наши ожидания при переходе на современные методы работы связаны с сокращением издержек на хранение и обработку бумажных документов, канцелярию, а также на курьерские и почтовые услуги. Мы прогнозируем снижение затрат ручного труда и в целом увеличения качества труда. ЭДО для нас - хорошая инвестиция в будущее». - говорит Татьяна Захарова, представитель компании «Корпорация ПЭМБИ». Эта компания примечательна еще и тем, что стала первой в России, получившей финансирование от своего Фактора по поставкам, подтвержденным покупателем с помощью ЭЦП.

Но несмотря на очевидные преимущества ЮЗЭДО, российский бизнес не очень торопится его использовать. Ifactoring пробует разобраться, стоят ли за этим реальные трудности и преграды, или это всего лишь результат недостаточной осведомленности бизнеса и нежелания выходить из зоны комфорта, которая на деле является всего лишь горой макулатуры.

Размер имеет значение?

Одним из самых главных факторов, влияющим на проникновение ЭДО в предпринимательскую среду, является ее структура с точки зрения размера бизнеса. По данным Росстата 56% зарегистрированных хозяйствующих субъектов России относятся к категории микробизнеса (исключая тех, кто сдает «нулевую отчетность»). И это без учета ИП, которых в стране около 3,5 миллионов. 20% всех юридических лиц - это средний и крупный бизнес, который формирует основную базу пользователей ЮЗЭДО. В первую очередь тех, кто имеет возможность не только получать и подписывать электронные документы, но формировать и отправлять их со своих учетных записей. Таких полноценных участников ЭДО в России всего 140 тысяч. В большей степени они представлены сетевым ритейлом, фармацевтическими компаниями, телеком-операторами и прочими операторами услуг, а также промышленными холдингами. Таким образом, инициируют внедрение электронного документооборота зачастую именно крупные поставщики или дебиторы, для которых отказ от бумажек сулит не только экономию времени и денег, но и резкое сокращение ошибок в документах, а также повышает эффективность бизнес-процессов в целом.
Но не все готовы внедрять ЮЗЭДО у себя на предприятии несмотря на то, что опыт работы уже есть. Тамара Скороход говорит: «Пока мы даже и не думали о том, чтобы перевести всех своих клиентов на ЮЗЭДО. Крупных заказчиков у нас мало, зато много мелких. Получается, что с каждым из них нужно будет проводить переговоры, рассказывать о новой схеме работы, разрабатывать технический проект. Мы не уверены, что все они воспримут идею с энтузиазмом и будут готовы потратить время и средства на реализацию проекта. К тому же, не могу сказать, что наша компания относится к ярым сторонникам ЮЗЭДО. Мы слишком мало знаем об этом, чтобы продвигать идею электронного документооборота».
Действительно, наличие в клиентской базе компании большого количества мелких предприятий может создать определенные трудности при переходе на ЮЗЭДО, поэтому большинство компаний, которые внедряют электронный документооборот, переводят на такой порядок обмена документами в первую очередь крупных клиентов.

Существуют ли сейчас условия, которые могут подтолкнуть малый бизнес к переходу на электронный документооборот, или этот инструмент повышениях эффективности бизнеса так и останется в арсенале крупных предприятий? Существуют. По мнению Сергея Токмакова, неплохим драйвером может стать политика ФНС по созданию объединенной системы центра обработки данных (ЦОД).

В конце мая 2015 года Максим Мишутин, глава Федеральной налоговой службы, рассказал о запуске системы центров обработки данных в промышленную эксплуатацию. Эта система позволит в короткий промежуток времени собирать всю информацию о счетах-факторах по сделкам, совершенным по всей стране. Сейчас помимо федерального центра уже функционируют с 10 центров подготовки данных (в Москве, Санкт-Петербурге, Туле, Нижнем Новгороде, Казани, Уфе, Волгограде, Тобольске, Кемерово, Владивостоке). Два резервных центра в Нижегородской и Волгоградской областях планируют запустить в ближайшее время.

«По сути это база данных, в которой отражаются операции всего российского бизнеса, и при расхождениях в этих операциях инициируются налоговые проверки. – говорит Сергей. – При реализации этого интереснейшего проекта налогоплательщики, которое не работают с ЮЗЭДО, просто не смогут оперативно реагировать на требования контролирующего органа, поддерживать актуальность документов и следить за отсутствием расхождений с контрагентами. А раз так, то они встанут перед выбором — либо отказываться от «бумаги», либо получать проверки и штрафы».

Технические тонкости

Среди сложностей перехода на ЮЗЭДО есть и опасения, связанные с недостаточно обширной практикой востребования задолженности по поставкам, переданным с помощью электронного документа. К тому же многие до сих пор руководствуются старым принципом: «без бумажки ты букашка, а с бумажкой человек».
Но, во-первых, Приказ № ММВ-7-6/138 ФНС России от 5 марта 2012 года утвердил типовые форматы электронных счетов-фактор, книг покупок и продаж и журнала учета выставленных и полученных счетов. Поэтому не стоит опасаться, что какой-то из документов будет оформлен ненадлежащим образом. Во-вторых, в статье 9 Федерального закона № 129 «О бухгалтерском учете» указано, что такие документы могут передаваться и храниться в электронном виде. Для того, чтобы их представить суду, контролирующему органу или другим участникам хозяйственных операций, достаточно распечатать документ, заверить подписью руководителя и печатью.

Андрей Давыдов, директор дирекции по правовым и корпоративным вопросам факторинговой компании НФК комментирует: «Судебная практика востребования задолженности по поставкам, переданным с помощью системы ЮЗЭДО, в стране уже сложилась. Никакой разницы в значимости бумажного документа в суде и его же в электронном виде нет. Немного меняется комплект документов: нужно предоставить договор с оператором электронной системы, копию запроса на электронный ключ, и подтверждение получение этого ключа. В остальном схема остается прежней, и в судах электронными накладными уже никого не удивишь».

Тем не менее, специалисты отрасли отмечают еще ряд проблем. Сегодня в стране нет нормативных требований к порядку хранения юридически значимых электронных документов. То есть хранить документы можно и нужно, но пока не ясно сколько и где. Тем не менее провайдеры услуг предлагают использовать специализированным архивами для хранения электронных документов.

Еще одна особенность касается обмена документами, сформированными в разных системах ЭДО. Сложностью это можно назвать с натяжкой, так как операторы электронного документооборота идут навстречу друг другу и развивают роуминг. Например, в марте 2015 года был заключен шестой роуминговый договор на рынке между СКБ Контур и Аргос СПБ. Такие договоры позволяют абонентам разных систем обмениваться документами. Соответственно, выбор оператора будет определяться не количеством клиентов, подключенных к его системе, а качеством услуги и удобством использования. К тому же рынок ЭДО значительно сегментирован между операторами, поэтому острой потребности в роуминге нет.

Многих пользователей также волнует вопрос, связанный с факторинговым финансированием поставок, проведенных с помощью системы ЭДО. Но и он решаем. Уже сейчас у ряда факторинговых компаний есть соглашения с такими операторами ЭДО, как СКБ Контур, Корус консалтинг СНГ, Такском, E-Com. Более того, 10 декабря 2014 года факторинговая компания НФК уже выплатила первое финансирование по электронным товарным накладным своему клиенту Корпорации ПЭМБИ.
«Во избежание затруднений у Клиентов с получением факторинговых услуг, мы работаем с несколькими операторами ЭДО и планируем дальше расширять список. В случае, если Клиент уже подключен к какому-либо провайдеру или по тем или иным причинам хочет работать с оператором ЭДО, с которым в данный момент НФК не взаимодействует, мы готовы включить его в список активных партнеров» - говорит Дарья Николаевская, заместитель коммерческого директора НФК.

По отгрузкам, подтвержденным покупателем электронной цифровой подписью, можно существенно быстрее получить от Фактора финансирование. Также ЮЗЭДО в факторинге избавляют клиентов от необходимости дублирования электронных накладных в бумажном виде.

Лучшее враг хорошего?

Говоря о проблемах внедрения ЮЗЭДО на предприятиях, разработчики этой идеи хором отмечают, что часто сталкиваются с консерватизмом бизнеса, нежеланием тратить время и деньги на проекты, которые принесут результат не здесь и сейчас, а в перспективе. «Уже реже, но всё еще сталкиваемся с непониманием выгод перехода на электронный документооборот, хотя плюсы работы в электронном виде очевидны». – рассказывает Сергей Токмаков. Временные, финансовые и трудозатраты такого проекта часто кажутся бизнесу непосильными.

Сроки внедрения ЮЗЭДО вообще часто становятся одним из основных возражений. Но они зависят от профиля компании, её потребностей и объема документооборота. «Если мы говорим о ритейле, то здесь надо понять, что мы имеем ввиду под внедрением. – говорит Сергей Токмаков. – Если говорить о технической интеграции с учетной системой компании, то, в зависимости от тяжести случая это, как правило, от 1 до 3 месяцев. Далее идет обучение персонала. И на самом деле самая продолжительная часть перехода на ЭДО - это перевод контрагентов. Здесь всё зависит от позиции торговой сети. Притом позиции, как в смысле настроя и желания пойти в переводе поставщиков до конца (вплоть до того, чтобы не принимать продукцию с бумажными документами или без сообщений об отгрузке), так и от позиции в смысле размера сети и её влияния на контрагентов - если это сеть из двух небольших магазинчиков вдруг решила «прогнуть» своих поставщиков на ЭДО, то результатом для нее окажутся пустые полки».

Подводя итог, можно смело говорить о том, что амбициозные прогнозы по активному росту рынка ЮЗЭДО выполнимы. Серьезных препятствий со стороны законодательной базы нет, а у операторов есть все необходимые технические возможности. Что касается бизнеса, то наиболее сознательные компании уже реализуют проекты внедрения ЭДО и задают темп развития рынка. Вскоре за ними подтянутся и те, у кого просто не останется другого выхода, кроме как перейти на электронный документооборот.

По словам Сергея Токмакова, для бизнеса, ориентированного на создание ценности, переход на ЮЗЭДО неизбежен. «Какую ценность для потребителя создает бумажная накладная, которую ваш сотрудник распечатал, доставил заказчику, заказчик исправил и вернул назад, вы её порвали и выбросили в корзину, чтобы сделать еще одну правильную? Сколько для компании стоит этот поток действий, если учесть, что он повторяется при каждой поставке? На сколько увеличивается срок дебиторской задолженности из-за отсутствия корректных закрывающих документов? Сколько в компания теряет из-за ошибок операторов вызванных несовершенством коммуникаций? Электронный документооборот убирает из каждого процесса потери и мусор. Я искренне поражаюсь, когда пользу электронного документооборота сводят к экономии на бумаге и чернилах».