Не идущий вперед, идет назад

Задумывались ли Вы, сколько ваша организация тратит денег на бумагу? Письма, приказы, распоряжения, договоры, счета, накладные, акты… В среднем, офисный сотрудник использует около 10 000 листов бумаги в год[1]. Добавьте сюда еще затраты на хранение документов, расходных материалов на копировальную технику и ее обслуживание. А сколько гектаров леса ежегодно вырубается для производства бумаги… Идея отказа от бумажного документооборота в торговой деятельности обсуждается очень давно. Но только совсем недавно переход на электронный документооборот (ЭДО) стал возможным в полной мере[2].

Сегодня ifactoring разбирается, что такое ЭДО, какие сложности могут возникнуть во время перехода от бумажного к электронному документообороту и насколько правомерным является такой переход.

Кому и зачем

Забота об окружающей среде - это осознанный подход к ведению бизнеса, однако, не это должно быть основной причиной перехода на ЭДО. Главный мотив любых инноваций – это повышение эффективности работы предприятия. Очевидно, что при переходе на безбумажный документооборот в первую очередь растет производительность труда персонала, вовлеченного в обмен информацией с контрагентами и обработку документов, содержащих эту информацию. Использование электронного документооборота позволяет снизить временные затраты на обработку документов, уменьшить количество ошибок, а даже если они допускаются, то контролировать и исправлять их получается гораздо проще, быстрее и главное с минимальным ущербом. Причем, как отмечают специалисты, эффект от внедрения ЭДО можно получить без полной автоматизации процессов.

«Главный положительный эффект от внедрения ЭДО - это ускорение торговых операций, что позволяет избежать финансовых потерь. Приведу один пример. Оплата поставщику на рынке FMCG производится только после того, как в бухгалтерию торговой сети поступили надлежащим образом оформленные документы по поставке. По статистике около 50% торговых операций сопровождаются исправлениями в отгрузочных документах. Например, в ходе транспортировки часть товара разбилась или помялась. Если посчитать, что на исправление документов уходит одна неделя, то при процентной ставке за кредит 20% и годовом обороте с сетью 100 млн. потери составят около 200 тыс. в год. При переходе на ЭДО все исправления в документах происходят моментально. Более того, существует возможность изначально посылать правильные закрывающие документы на основании результатов приемки[3]», - отмечает Сергей Токмаков, руководитель маркетинга компании СКБ Контур[4].

Еще один важный для любой организации вопрос– снижение налоговых рисков. По данным исследования, проведенного компанией EY, одним из самых популярных поводов для начисления дополнительных налоговых обязательств по результатам проверок налоговых органов является недостаточное экономическое обоснование расходов и их подтверждение первичными документами. Электронные документы не потеряются, доходят моментально и оформлены надлежащим образом (в том случае, если ненадлежащим - время на исправление ошибки занимает не более 1 часа), поэтому использование электронных документов по торговым операциям помогает снизить объем претензий от налоговой.

И конечно же электронный документооборот – способ снижения затрат.

«Наша компания еще только в процессе запуска электронного документооборота, и пока еще достаточно сложно оценить экономический эффект от внедрения. Однако практически сразу мы заметили снижение затрат на бумагу и картриджи, стали реже обновлять сканеры и принтеры» - делиться своими впечатлениями Лариса Конопкина, финансовый директор Группы компаний ДМС.

Помимо расходов на закупку бумаги, расходных материалов для копировальной техники, на доставку/пересылку, значимую долю составляют затраты на хранение документов. По законодательству некоторые документы, в т.ч. счет-фактуру нужно хранить 5 лет. Кроме того, есть еще внутренние требовании к хранению документов. По данным MetroCash&Carry для хранения их бумажного архива необходим склад площадью 5 000 кв.м.

Стоп-фактор

Несмотря на то, что переход к безбумажному документообороту способен значительно повысить эффективность компании, внедрению систем ЭДО сопутствуют различные трудности.

«Самая большая сложность, как ни странно, решиться, – отмечает Сергей Токмаков. – Люди боятся и не любят перемен, даже когда изменения явно к лучшему. Они готовы бороться с научно-техническим прогрессом до конца».
Не все руководители согласны с этим:
«У нас продажи уже достаточно давно автоматизированы – рассказывает Лариса Конопкина, - заявки от покупателей и торговых представителей приходят в электронном виде. Поэтому наши сотрудники наоборот очень рады, что теперь не нужно обрабатывать запросы вручную, распечатывать от 2 до 5 экземпляров каждого документа, прошивать их, потом проверять печати в обратном порядке и т.д.».

Камнем преткновения может стать интеграция с учетной системой, используемой на предприятии (1С, SAP, AXAPTA, Oracle, MicrosoftDynamics AX/NAV и пр.). Однако проблемы с программным обеспечением могут возникнуть только в том случае, если была существенно изменена конфигурация, программное обеспечение – самостоятельная разработка предприятия или уникальная программа, разработанная специально для него. Производители наиболее популярных учетных систем давно и плодотворно сотрудничают с операторами ЭДО. Это тесное взаимодействие позволило последним разработать готовые «коробочные» решения для различных систем. Если эти решения не подходят - не беда, операторы смогут интегрировать ЭДО в любом случае, но это потребует несколько больших затрат (в т.ч. и временных).

К сожалению, не все компании разделяют оптимизм разработчиков:
«Мы уже полтора года пытаемся запустить полноценный электронный документооборот. – делится опытом представитель компании, переходящей на ЭДО. - Основной «затык» сейчас - это интеграция с бухгалтерской системой, в нашем случае с 1С. К сожалению, разработчики 1С не занимаются ЭДО. Это делают сторонние компании. Те готовые решения, которые они предлагают, нам не подходят. Нужен индивидуальный подход. Вот тут-то и выяснилось, что интеграция стоит очень дорого, как в денежном, так и во временном исчислениях. Так мало того, что нужно интегрировать в нашу учетную систему, нужно же интегрировать ЭДО в учетные системы наших контрагентов. Там тоже у каждого свои нюансы. Я считаю, что если бы производители и разработчики учетных систем самостоятельно занялись электронным документооборотом, то дело бы продвигалось бы гораздо быстрее».

Именно в интеграции с учетной системой Лариса Конопкина видит сложность в быстром распространении электронного документооборота в нашей стране:
«Так сложилось, что в России не прижилось использование стандартных программных продуктов – большинство компаний работает либо на собственных, либо на изменённых программных продуктах. Соответственно, чтобы настроить электронный документооборот нужны определённые усилия со стороны IT -отдела. Однако у всех есть текущая работа, поэтому переход на ЭДО ставиться в очередь задач для IT -службы, что естественно ведет к удлинению сроков внедрения».
Но и это еще не все.

«Как это не странно, нашей основной проблемой стали наши контрагенты – делится своим опытом один из клиентов факторинговой компании НФК. – Внутренний документооборот мы поставили, и все работало просто отлично. Однако, когда мы попытались наладить «внешний» документооборот, то поняли, что одного нашего желания недостаточно. Далеко не все наши покупатели готовы внедрять ЭДО. И дело не в том, что они против изменений, просто небольшим компаниям это невыгодно. И получается, что отказаться вообще от бумажных документов мы никогда не сможем». С этим согласен и Сергей Токмаков: «Чтобы почувствовать эффективность ЭДО в полной мере, необходимо провести работу со своими партнерами: рассказать о преимуществах, развеять мифы и страхи. Лучше, когда успешным опытом обменяются бухгалтерия, юристы и ИТ-службы одной компании с соответствующими сотрудниками других компаний».

По порядку
Итак, если вы определились, что вам нужен электронный документооборот, обозначили цели и задачи, осталось этот самый документооборот внедрить и обучить сотрудников.

Порядок внедрения ЭДО достаточно прост:
Выбор оператора, заключение договора --> Интеграция ЭДО с учетной системой --> Подключение контрагентов и начало работы.

Тут возникает еще один вопрос – как выбрать поставщика услуг Посмотреть портфолио, список клиентов, почитать отзывы – это обязательно.

Но вот что рекомендует Сергей Токмаков, представить оператора ЭДО: «У меня есть твердое убеждение по данном вопросу: в первую очередь надо рассматривать компании, которые давно работают на рынке электронного документооборота. В нашей стране это операторы налоговой отчетности. Они всё-таки по 10-15 лет берут у бизнеса самое дорогое, что есть – налоговую отчетность, и бережно доставляют её в контролирующие органы. При этом вся система работает с одной целью – всё должно дойти точно и в срок. Потерять налоговую декларацию – неприемлемо! Точно такие же стандарты необходимы и для электронных счетов-фактур. Помним, что главная их назначение – налоговый учет. А государство ошибок не прощает. Дальше уже надо смотреть тонкости: где будут хранится ваши документы, какие отзывы о технической поддержке компании, какие компании уже являются клиентами данного оператора, кто какую цену предлагает и т.д.».

Обучать или не обучать сотрудников – это выбор каждого руководителя. Некоторые операторы заявляют, что при внедрении их системы не требуется проводить дополнительные обучение. Однако, даже если система не требует специальных навыков, не следует отказываться от обучения. Мы уже говорили ранее, что сотрудники часто негативно воспринимают внедрение новшеств, к которым безусловно относится ЭДО. Так вот, именно последовательное обучение поможет не только научить пользоваться новым функционалом, но и будет способствовать преодолению страха работы в системе, и постепенно люди подготовятся к тому, что в скором времени придется работать по-новому. И кстати, готовность оператора ЭДО проводить обучения в процессе и после внедрения системы – это еще один из критериев выбора в пользу данного оператора.

Все легитимно
Основные законодательные акты, позволяющие без ограничений и без каких-либо последствий заменить бумажные документы на электронные, появились лишь в прошлом году. Тем не менее первый федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» был издан еще в 2002 году. А первое решение арбитражного суда по делу с электронным документооборотом было вынесено в 2009 году[5].

Тем не менее, до сих пор для многих компаний именно вопрос, связанный с решением судов является одним из препятствий для полного отказа от использования бумажных документов в своей деятельности. Однако, Арбитражный процессуальный кодекс приравнивает документы, полученные посредством электронной связи, подписанные электронной цифровой подписью[6], к письменным доказательствам (ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ от 24.07.2002 № 95-ФЗ). Так, согласно п. 4 ст. 75 суды принимают электронные документы в случае соблюдения условий придания им юридической силы.

Юридическую силу электронному документу придают подтвержденные полномочия его создателя, подлинность, а также обязательные реквизиты. И тут все достаточно просто:
• Полномочия создателя подтверждается должностными инструкциями, приказами и другими правоустанавливающими документами компании.
• Обязательные реквизиты электронного документа законодательно закреплены целым рядом нормативно-правовых актов.
• Подлинность и неизменность ЭД обеспечивается при помощи ЭЦП. Хотя ЭЦП является полным электронным аналогом обычной подписи, реализуется она с помощью математических преобразований над содержимым документа. Специальные криптографические алгоритмы, используемые для создания и проверки ЭЦП, гарантируют невозможность ее подделки, поэтому ЭЦП гарантирует неопровержимость авторства.

Арбитражная практика постоянно пополняется, правда, пока чаще это решения по искам ИФНС. Первое решение появилось еще в 2009 году и касалось оно доначисления налогов и привлечения к налоговой ответственности. Однако, есть и практика взыскания задолженности по поставкам товара. ФАС Волго-вятского округа признал юридическую силу электронного документа, подписанного ЭЦП. В деле истец требовал взыскать задолженность с ответчика за отгруженный ему товар. Ответчик не хотел признавать электронные документы, подписанные ЭЦП, утверждал, что они были подписаны неуполномоченным лицом. Суд установил, что документы были составлены в соответствии с требованиями, между сторонами было заключено дополнительное соглашение к договору, в котором стороны предусмотрели применение электронного документооборота с использованием ЭЦП при составлении первичной учетной документации. Так же в суде был представлен сертификат ЭЦП подписанта. Таким образом, суд пришел к выводу о подписании первичных документов надлежащим образом, уполномоченным на то лицом ответчика.

ЭЦП подделать невозможно, поскольку для ее создания используются сложные алгоритмы. Однако, как проверить, что данная ЭЦП принадлежит именно вашему контрагенту? В первую очередь необходимо запросить сертификат ЭЦП - он подтверждает принадлежность ЭЦП подписанту. Затем можно проверить действительность самого сертификата, обратившись в реестр выдавшей его организации. Если после этих проверок у вас еще остались сомнения относительно действительности ЭЦП и/или сертификата или же у вас есть подозрения, что документ был изменен в ходе пересылки, необходимо использовать экспертизу с использованием хэш-функций[7].

По данным исследования компании DOCFLOW[8] к концу 2013 году 64% организаций в России находились на той или иной стадии перехода к безбумажному документообороту. Правда, в основном речь идет о внутреннем документообороте компании. Торговую деятельность с помощью ЭДО ведут не так много организаций. С известной долей уверенности можно сказать, что тут основной движущей силой являются торговые сети. Именно они активно внедряют ЭДО и подключают своих поставщиков - зайдите на сайт таких игроков как METRO или «Магнит», и вы увидите не только преимущества перехода на ЭДО, но и подробную инструкцию как это сделать[9].

[1] Источник: www.docflow.ru

[9] Сеть магазинов METRO: http://www.metro-cc.ru/public/suppliers/flow_document; сеть магазинов «Магнит»: http://magnit-info.ru/partners/edi/