Работа с «дебиторкой» до 25 дня просрочки

Итак, договор подписан, дебиторы проверены, лимиты установлены, уведомления подписаны. Теперь Поставщик может отгружать покупателю товар с отсрочкой, будучи уверенным, что по факту отгрузки товара и передачи информации в факторинговую компанию об осуществленной отгрузке, он получит необходимое ему финансирование. Кстати, наиболее продвинутой формой информирования является передача информации с помощью системы электронного документооборота, когда поставщик, отгрузив товар, просто регистрирует данные по поставке в системе, а Фактор, получив информацию, отправляет денежные средства клиенту. Другой вариант развития событий – это когда факторинговая компания требует доставки документов по отгрузке в свой офис – тут история может затянуться от одного часа до нескольких недель, увы.

Итак, основные услуги, связанные с выплатой финансирования, гарантированием поступления выручки или покупкой «дебиторки» оказаны, и начинается период действия отсрочки, в течение которого факторинговая компания не беспокоит покупателей своего клиента. В данном случае покупатели даже не почувствуют присутствия третьей стороны во взаимоотношениях с поставщиком, если погашение дебиторской задолженности произойдет в ранее установленный срок с учетом предоставленной отсрочки.

Однако, при наличии соответствующего пожелания со стороны поставщика, в период отсрочки дебитору могут напоминать о сроках оплаты. Подбадривание покупателя к своевременной оплате происходит посредством телефонных звонков. Этой работой занимаются сотрудники call-центров НФК, которые в рамках масштабов страныесть и в Калининграде, и в Красноярске, и еще в 19 других представительствах Национальной Факторинговой Компании.
Если дебитор осуществляет оплату не позднее 5-7 дня после наступления даты платежа по договору поставки, то по предварительному согласованию с факторинговой компанией, последняя также не будет беспокоить звонками касательно погашения задолженности. Единственным поводом для общения в этот период с дебитором может быть сверка дебиторской задолженности, которая проводится не чаще одного раза в несколько месяцев. Фактор, принимая во внимание интересы сторон, готов минимизировать контакты и осуществлять их лишь в случае крайней необходимости.

Когда проходят эти самые 5-7 дней, сотрудники факторинговой компании, отвечающие за управление «дебиторкой» начинают более активно взаимодействовать с дебитором. Первый шаг – это общение по телефону с учетом истории контактов и динамики платежей, причем последующие звонки после первой попытки выяснить причины задержки в оплате осуществляются в «дату контроля» (дату, когда дебитор обещал выполнение каких либо действий). Программное обеспечение НФК позволяет фиксировать все договоренности с дебиторами и установленные причины допускаемой просрочки. На основании выявленных причин сотрудник факторинговой компании вместе с дебитором составляют и согласовывают график погашения дебиторской задолженности. В идеале, завершающим действием на данном этапе будет, конечно же, погашение задолженности в рамках установленного графика, но, к сожалению, и это происходит не всегда. Если и в этом случае дебитор не выполняет взятые на себя договоренности, сотрудник факторинговой компании может попросить дебитора прислать гарантийное письмо и график оплат, т.е. перевести договоренности из устной формы в письменную. Как правило, появление разных документов с печатями, тем более банка, стимулирует к осуществлению платежей.